Todo começo de mês a cena se repete: o contador pede os documentos e começa a caça no e-mail, no WhatsApp e na gaveta. Quase sempre falta alguma coisa, e o fechamento atrasa. Ter uma lista fixa, e uma data combinada para entregar, resolve a maior parte do problema.
A lista do mês
- Notas emitidas: todas as notas de produto, cupons da loja e notas de serviço do mês, em XML. Inclua as canceladas, com o registro do cancelamento.
- Notas recebidas: as notas de compra dos fornecedores, também em XML.
- Extratos de todas as contas: banco, conta digital, maquininha de cartão e aplicações.
- Contas pagas e recebidas: comprovantes, boletos e a lista do que ficou em aberto.
- Folha de pagamento: admissões, demissões, férias, horas extras e comissões, se o contador cuida da folha.
- Fatos novos: contrato assinado, empréstimo, compra de máquina ou veículo, mudança de endereço ou de sócio.
- Retiradas dos sócios: pró-labore e distribuição de lucros do mês.
Por que o XML e não o PDF
A nota fiscal eletrônica de verdade é o arquivo XML: é ele que tem a assinatura digital e todos os dados que a contabilidade importa para o sistema dela. O PDF (o DANFE, no caso da nota de produto) é só uma representação para leitura. Mandar PDF obriga o contador a digitar de novo, e cada digitação é uma chance de erro.
Por quanto tempo guardar
As notas fiscais eletrônicas, emitidas e recebidas, precisam ficar guardadas em XML pelo prazo em que o fisco ainda pode cobrar imposto sobre elas: 5 anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte. Uma nota de março de 2026, por exemplo, deve ser guardada pelo menos até o fim de 2031.
Quem recebe a nota também tem de guardar o XML: não basta o fornecedor ter guardado. O prazo pode ser maior se houver processo ou fiscalização em andamento, e os documentos de funcionários têm prazos próprios, alguns bem mais longos. Vale confirmar com o contador.
No fim do ano, o inventário
Quem tem estoque precisa registrar o que havia em 31 de dezembro: quantidade e valor de cada item. É o inventário, que entra no balanço e nas declarações da empresa. Com o estoque controlado ao longo do ano, é uma conferência; sem controle, é um fim de semana de contagem.
Onde o sistema ajuda
No Frontier ERP, o pacote do mês sai em um clique: todas as notas emitidas em XML, uma planilha de impostos nota por nota e um resumo com os totais, para baixar ou mandar direto para a contabilidade.
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Texto informativo, escrito pela equipe do Frontier ERP em 22 de setembro de 2026. Regras de imposto mudam: para decidir, faça a conta com o seu contador. Viu algo desatualizado? Fale com a gente pelo WhatsApp.